Opsætning af tidsregistrering

Opsætningen laves under Administration. Gør det i denne rækkefølge:

1. Slå Tidsregistrering til under Integrationsindstillinger.
2. Opret registreringskategorier.
3. Opret registreringsgrupper, og vælg hvilke kategorier hver gruppe giver adgang til.
4. Giv medarbejderne en arbejdsplan, og tilføj dem til grupper under Tidsregistreringsadgang.
5. Opret ikke-arbejdsdage, f.eks. helligdage.
6. Bruger I rejsegodtgørelse, så tjek rejsesatserne.

Registreringskategorier

Kategorier bruges til at placere tidsregistreringen i den rigtige sammenhæng. Du kan frit opbygge et hierarki, f.eks.:

• Fravær
  • Ferie
    • Normal ferie
    • Feriefridage
  • Sygdom
  • Andet

Der registreres typisk kun på det nederste niveau. De overordnede kategorier bruges til gruppering, statistik og overblik.

Felt	Betydning
Kategorinavn og Beskrivelse	Det, medarbejderne ser
Aktiv	Inaktive kategorier kan ikke bruges til nye registreringer
Tillad fakturerbar	Medarbejderne kan markere tiden som fakturerbar
Fraværstype	Kategorien er fravær og vises under fanen Fravær i Min tid. Farven bruges i fraværsoversigten
Tæller med i arbejdstidsbalance	Kun relevant for fraværskategorier. Slået til (standard): timerne dækker dagens norm uden selv at ændre arbejdstidsbalancen – brug det til betalt fravær som ferie og sygdom. Slået fra: timerne dækker kun dagens norm med deres eget antal timer, så en dag, der ikke er fuldt dækket, trækker den manglende del fra arbejdstidsbalancen – brug det til ulønnet fravær, f.eks. Selvbetalt fri
Kræver beskrivelse	Medarbejderen skal skrive, hvad tiden er brugt på
Kræver kundereference	Kategorien er til tid hos kunder. Den vises ved opgaver og ikke under fanen Intern i Min tid
Kræver dokumentation	Registreringen skal kunne dokumenteres
Lønkode	Koden i lønsystemet, der bruges, når tiden overføres til løn

tip

En kategori med underkategorier kan ikke slettes. Flyt eller slet underkategorierne først.

Registreringsgrupper

Grupper bestemmer, hvilke kategorier en medarbejder har adgang til – f.eks. Konsulent, Finans eller Projekt. Så ser medarbejderne kun det, der er relevant for dem.

Opret en gruppe med navn og beskrivelse, og sæt flueben ved de kategorier, gruppen omfatter. En gruppe, der er tildelt medarbejdere, kan ikke slettes.

Tidsregistreringsadgang

Under Administration → Tidsregistreringsadgang tilføjer du hver medarbejder til en eller flere grupper.

Med Kategoritilvalg kan du give en enkelt medarbejder adgang til en kategori, som gruppen ikke dækker. Kun kategorier på nederste niveau kan vælges.

Arbejdsplan

Arbejdsplanen angiver medarbejderens normtimer pr. ugedag og bruges til at beregne norm og arbejdstidsbalance. Den oprettes på medarbejderen under Administration → Medarbejdere på fanen Arbejdsplan:

Felt	Betydning
Gælder fra	Hvornår planen træder i kraft. Ændres arbejdstiden, opretter du en ny plan
Man–Søn	Timer pr. dag – efter pause
Pause (minutter) og Pausen starter	Ulønnet pause, der trækkes fra én gang om dagen, når en registrering i kalenderen dækker pausen
Nulstil arbejdstidsbalance fra denne dato	Valgfri. Slået til på en ny plan: arbejdstidsbalancen starter forfra fra planens startdato – alt registreret før den dato tæller ikke længere med. Slået fra (standard): planen ændrer kun timetallet, arbejdstidsbalancen fortsætter uændret. Brug den, når I vil nulstille en medarbejders arbejdstidsbalance, uden samtidig at ændre timetallet – og omvendt, når timetallet skal ændres uden at nulstille saldoen

På medarbejderen angiver du også Lønnummer (bruges i lønfilen) og Registreringsnummer på egen bil (bruges på kørselsrapporten). Medarbejderen skal være knyttet til en bruger for at kunne registrere tid.

tip

Opret altid en ny arbejdsplan-række i stedet for at rette datoen på den eksisterende. Den gamle række dækker stadig sin oprindelige periode, så norm og historik for tidligere uger regnes rigtigt.

Ikke-arbejdsdage

Under Administration → Ikke-arbejdsdage opretter du dage, hvor der ikke arbejdes – f.eks. helligdage. De påvirker normen.

Felt	Betydning
Gælder for	Hele virksomheden eller én medarbejder
Dato	Dagen
Andel	Hel eller halv dag
Kategori	Den kategori dagen registreres som
Gentages årligt	Dagen gentages hvert år

Rejsesatser

Under Administration → Rejsesatser ser du satserne for diæter og kørsel pr. år. Skattestyrelsens skattefrie satser lægges automatisk ind for de år, UnityHub kender. Når Skat offentliggør et nyt år, kan du selv tilføje det.

Du kan også oprette egne satser. Den del, der ligger over Skattestyrelsens satser, udbetales som skattepligtig indkomst.

Sats	Betydning
Kost	Pr. døgn
Logi	Pr. nat
Småfornødenheder	Pr. døgn
Km op til grænsen og Km over grænsen	Kørselssatserne pr. km
Grænse (km)	Hvor mange km pr. år der køres til den høje sats

tip

Gemmer du nye satser, erstattes satserne for det år og den type. Registreringer, der allerede er gemt, beholder deres beløb.