Management – Fakturadetaljer og afsendelse
Fakturadetaljerne åbner du fra Fakturaoversigt via Vis fakturadetaljer. Her gennemgår, godkender, bogfører og sender du den enkelte faktura. Med Forrige og Næste bladrer du videre til de næste fakturaer på listen.
Fakturaens gang
- Gennemgå fakturaen – kunde, linjer og beløb.
- Godkend faktura. Fakturaen låses, så den ikke kan ændres ved en fejl.
- Bogfør faktura i jeres finanssystem, hvis I har en aktiv ERP-forbindelse (sker automatisk, hvis det er slået til).
- Send faktura til kunden via e-mail eller EDI.
Knapperne øverst
| Knap | Betydning |
|---|---|
| Godkend faktura | Markerer fakturaen som godkendt og låser den. Klik igen for at fjerne godkendelsen – det kan du, indtil fakturaen er sendt eller bogført |
| Bogfør faktura | Overfører fakturaen til finanssystemet. Står der Bogfør faktura igen, findes kladden ikke længere i finanssystemet og kan oprettes på ny |
| Send faktura / Send igen | Åbner afsendelsesdialogen (se nedenfor) |
| Kontroller status | Henter fakturaens aktuelle status fra finanssystemet, f.eks. når du selv har bogført kladden dér |
| Vis PDF | Viser fakturaen som PDF |
Knapperne for bogføring vises kun, når der er en aktiv ERP-forbindelse under Integrationsindstillinger.
Står der Afventer bogføring i ERP, er bilaget allerede oprettet i finanssystemet. Bogfør det dér, og klik derefter på Kontroller status. Bogfører du igen fra UnityHub, oprettes der et bilag mere.
Fanen Faktura
| Område | Indhold |
|---|---|
| Salgsfaktura | Fakturanummer, fakturadato og reference. Er nummeret dannet af finanssystemet, kan det ikke ændres her |
| ERP | Status i finanssystemet – Kladde, Bogført eller Kladde slettet i ERP – og hvornår der sidst er tjekket |
| Levering til kunde | Status for afsendelsen og hvornår den sidst er opdateret |
| Køber | Kundens navn, adresse, CVR-nummer og EAN-nummer. Ret dem med Rediger køberoplysninger – rettelsen gemmes både på kunden og på denne faktura. Kundens andre fakturaer ændres ikke |
| Markeringer | Se nedenfor |
| Fakturalinjer | Varenummer, beskrivelse, antal, enhedspris og beløb, samt netto, moms og brutto |
| PDF-visning | Fakturaen som PDF, som du også kan downloade |
Markeringer
| Markering | Betydning |
|---|---|
| Afvent – bogfør/send ikke endnu | Fakturaen kan ikke bogføres, så længe markeringen er sat |
| Kunden bestrider fakturaen | Til din egen opfølgning |
| Afventer kreditnota | Til din egen opfølgning |
Fanen Historik
Her ser du alt, hvad der er sket med fakturaen – hvem der gjorde hvad og hvornår. Fejl og advarsler kan markeres som løst med Bekræft løst.
Send faktura
Klik på Send faktura for at åbne afsendelsesdialogen:
| Felt | Betydning |
|---|---|
| Kanal | Automatisk vælger den kanal, der passer til kunden – den valgte kanal står i parentes. Du kan også vælge E-mail eller EDI (EAN) |
| Modtagers e-mail / Modtagers EAN | Hvor fakturaen sendes hen. Ændrer du den, gælder det kun denne afsendelse – kunden ændres ikke |
| Vedhæftet | De filer, der sendes med |
Kan fakturaen ikke sendes – f.eks. fordi der mangler oplysninger – står årsagen i dialogen, og knappen er ikke aktiv. Under Bemærk før afsendelse står ting, du bør tjekke, men som ikke forhindrer afsendelsen. Reglerne kontrolleres igen, når du klikker Send.
Er fakturaen sendt før, skal du sætte flueben i Jeg bekræfter, at fakturaen skal sendes igen.
Når en faktura er sendt eller bogført i finanssystemet, kan den ikke længere ændres. Ret den i stedet med en kreditnota.
Status for afsendelsen følger du under Afsendelser.